一、应用背景

随着工作和会议方式的快速改变，政府部门或企业发展需求的不断增加，智能化会议已然成为未来的重要趋势。传统会议仍存在诸多“痛点”——会议繁多，每次会议前都要印刷大量的文件，繁重的无意义的重复性工作，消耗了大量的人力物力，会议后难落实，既造成了资源的浪费也影响了工作效率等传统的会议已经越来越不能适应一个现代化的会议沟通需求。如何高效地利用信息技术的不断发展和现有的办公网络和公共资源，实现会议信息化，是目前急待解决的一个问题。

借助多年的技术沉淀，致力于解决会议应用场景中的顽固痛点，推出了全新的交互式智能无纸化会议模式，智能无纸化会议系统解决了会议信息整合难、会议流程复杂和会议环节多的问题，从会前准备，会中管理，到会后归档全面了解会议执行流程。以液会议平板为中心，整合高清视频、多屏交互、智能中控、音视频采集和扩声系统等，形成一个“以人为本”的智能化会议体验，真正实现了现代化会议模式的智能无纸化。

二、应用场景   

 无纸化最大程度地在平板终端上集成会议签到、会议记录、演示跟随、大屏投放、呼叫服务、投标表决、电子白板、资料共享、手写批注、视频点播、视频直播、业务平台对接等并以模拟仿真的UI形式提供给用户最自然的人机交互界面，同时还实现了手机、笔记本电脑等移动终端与平板终端的协同工作、智能共享和交互控制于一体，帮助政府部门或企业解决会议的痛点，达到节约时间、节省成本、提高工作效率的目的。

三、系统设计方案

3.1设计思想

项目会议室承载着单位大小重要会议，因此本项目旨在建设一个良好的智能化的会议场所，组建多功能、多模式、多媒体的智能化会议室，实现无纸化会议会务，顺应当今国际主流-绿色环保节能，达到降低会议成本、提高会议效率、保障会议信息安全、提升会议沟通的效果、提高会议质量的最终目标，同时也给与会人员带来全新的会议体验。

1）节约浪费绿色环保

每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。无纸化会议系统从源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。

2）保密问题不再困扰

文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。无纸化会议系统让文件的一键上传、一键归档、权限可读、下载，让文件简单化，安全性、保密性大大提升。

3）会议资料无需打印、装订、分发、处理

每次会议往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。投票更是要花费大把的时间用于选票的制作、发放、回收、统计，效率极其低下。无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更多用于会议的保障，也确保了会议的品质。

3.2硬件设计原则

1）先进型原则

采用的系统结构应该是先进的、开放的体系结构，和系统使用当中的科学性。整个产品能体现当今会议技术的发展水平。

2）实用性原则

能够最大限度的满足实际工作的要求，把满足用户的业务管理作为第一要素进行考虑，采用集中管理控制的模式，在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。

3）可扩充性、可维护性原则

要为系统以后的升级预留空间，系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。

4）经济型原则

在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。

 

3.3软件设计原则

通过建设无纸化交互式多媒体会议系统，充分利用好信息技术的发展效果，采用先进的技术手段，达到提高会会议效率、降低会议人员的工作负担、减少能源消耗、降低泄密风险的目标，体现在以下几点：

1）保密性强

随着国家信息化进程的不断加快，信息安全问题也越来越突出，引起了社会各界的广泛关注。在传统的纸张会议文件的传送中，由于每次会议的召开，需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好，在文件的打印、复印、装订等过程中，由于中间环节多，给保密会议带来了很多不可预见的风险。我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式带来的各种隐患。

2）节能环保

在部队、政府机关、科研机构，和各企事业单位，每年各种会议较多，会议材料用纸量较大，印制等各种费用较高，人力及时间消耗较多，不仅增加成本，而且也不适应信息化时代的发展。同时与建设一个高效，节能，环保的社会也不相称。无纸化不仅能大大提高工作效率，对环保节能也具有深远的意义。

3）最先进型

采用的系统结构是最先进的、开放的体系结构，和系统使用当中的科学性。

 

4）超实用性

能够最大限度的满足实际工作的要求，把满足用户的业务管理作为第一要素进行考虑，采用集中管理控制的模式。按照实际需要来设计相应的系统，在满足功能要求和技术指标要求的基础上尽量简化设计，坚持实用化，充分满足用户的需要。

5）可扩充性

要为系统以后的升级预留空间，可根据客户以后的升级使用，增加不同的功能模块，可扩充性强。

6）可维护性 

系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。

7）最经济型

在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。

8）高可靠性

软件系统规模越复杂，应用本身对系统运行的可靠性要求越来越高，其软件系统的可靠性也直接关系到自身的声誉和生存发展竞争能力。

9）抗攻击性

外部的存储数据在指定的区域，与操作系统相隔离，会议结束后，彻底清除会议文件，保密会议文件在系统中彻底粉碎，而且，每次系统重起后，系统都会恢复到最初的状态。基于高强度的身份认证，确保了管理者、使用者的合法身份，封闭了管理端口和业务端口以外的所有端口，加强了产品的抗攻击性；

10）易操作性

提供良好的操作界面，方便用户操作，提高系统自动化管理能力，降低工作人员强度。

四、系统解决方案

采用最主流的无纸化会议模式，通过无线网络进行会议信息共享和连接，与会者基于平板电脑开会，实现了会议全程电子化，全程不用纸和笔，绿色环保节能，高效简洁大气，引领低碳办公新风气。

基于通用型平板设备的无纸化会议，一键部署，配置灵活，简单易用，安全可靠，无需繁杂的布线，繁琐的设备调试，越来越多的部门单位，企业认识到这种会议模式的灵活与高效，深受政府机关、大型企业的热爱。

4.1无纸化客户端软件平台

为所有与会人员提供系统功能：会议资料、会议签到、会议记录、投票表决、视频点播、呼叫服务、电子白板、秘书管理、自由桌面。

1）签到进入：

通过点击【签到进入】按钮登陆PC客户端，将显示所属会议的相关信息。

2）会议信息：

该功能为参会人员提供了查看会议议题，及当前参会人员，议题介绍信息，会议文稿，投票列表，投票名称，投票状态，投票类型。

3）议程文稿：

会议文稿界面是最简洁的界面，方便参会人员查看文档信息，左侧有画笔批注等等功能，右侧有一目了然的功能按键，强制同屏和发起同屏。

5）一键同屏：

发起者退出当前同屏对象的操作界面，可通过“演示跟随”再次回到同屏界面。

6）批注查看：

该功能显示当前会议人员对会议文档所做批注，点击“阅读” 按钮可再次编辑。

7）人员签到：

该功能为参会人员提供了查看全体参会人员基本信息的功能，具体展现参会人员的座位号、姓名、公司名称、职位和签到时间。右侧为本次会议人员签到统计图可投放大屏。

8）会议记录：

参会人员可通过会议记录功能编写自己所需要记录的文字内容，并可编辑、修改、删除、保存和导出。左侧为当前会议人员会议列表，右侧有手写、键盘两种模式。

9）投票表决：

投票功能为表决和选举进行投票的功能。首先需要会议主持人进行发起投票，然后参会人员可以选择投票选项，点击【实名】、【匿名】、【弃权】按钮进行操作。

10）呼叫服务：

后台提供了必备的茶、水、笔、纸等常用服务等呼叫，支持自定义呼叫内容和呼叫服务人员。左侧显示为服务记录以及服务当前处理状态。

11）视频点播：

可本地播放会议视频资料，并可通过“同屏播放”按钮，通知其用户共同播放该视频，不需要增加解码器和流媒体服务器，播放不卡机，不停顿，画面流畅清晰。

12）资料导出：

该功能提供参会人员可以选择导出本次会议过程中个人所做会议批注和记录。

13）电子白板：

提供多人白板互动，参会人员可以发起白板同步邀请，可将画板动作同步到其他参与画板同步的客户端，支持多人同步以及控制个人和他人画板笔迹显示隐藏。

14）大屏投放：

支持接收windows客户端或者android客户端投放内容；支持会议签到、投票表决等统计结果的发布；支持视频直播、电子白板等内容进行投放。

15）会议标语：

支持会议室设置欢迎标语，提升会议新形象，会议标语时时更改，字体大小调节，字体颜色改变，背景图案更换等等人性化功能。 

4.2无纸化管理软件平台

1）系统管理员登录

系统管理员可远程登录，不同管理员相互在登陆名一栏内输入用户名，在密码一栏内输入之前在系统导航中设置的密码 ，然后单击登陆按钮进入系统主界面。

2）系统参数配置 

参数分两类，一是运行参数，二是软件参数，每一个参数在系统中都起到一定的作用，不能设置错误更不可不设，单位名称及单位LOGO都可以重新设置。

3）创建会议及添加：

进入创建会议后就是添加界面，填入会议主题，选中会议的开始和结束时间然后选择会议室、会议模式和会议状态，最后点击【保存】按钮。

4）会议管理及修改：

选中需要修改的会议，点击【修改】按钮进入修改界面，修改界面共有会议议题、将信息修改之后点击【保存】按钮。

5）会议人员及选择人员 ：

会议人员：点击【会议人员】按钮进入会议人员界面，为参会人员分配角色，为人员分配座号，添加会议人员，删除会议人员等操作；然后点击人员列表下万的【提交】按钮。

6）人员管理及编辑参会人员：

选中需要修改的数据，点击【编辑】按钮进入人员信息修改界面，将需要修改的数据写入之后点击 【保存】 按钮。

7）会议角色及修改：

选中需要修改的数据，点击【修改】按钮进入修改界面，修改完成点击【保存】按钮。

8）座号分配：

点击列表上方的【座号分配】按钮进入界面，将“参会人员”拖到中间“座位分配”区域内，完成之后点击【提交保存】按钮；需要重新安排座次，点击【全部重置】按钮操作。

9）会议文档：

点击【上传】按钮，在弹出的对话框内点击【浏览】按钮，选择需要上传的文件，然后点击【上传】按钮。

10）会议投票及新增选举：

进入“会议投票”界面点击【新增选举】按钮，进入新增选举界面，其中序号为大于0的整数，投票子项是为选举添加选项，投票时间单位为分钟，最后点击【保存】按钮。

4.3无纸化硬件组成

1）无纸化会议系统服务器

设备主要参数：

l 安装：19”标准机柜4U高度或桌面放置。

l 屏幕：8.9＂。

l 处理器：Intel Xeon E3 3.3GHz 四核八线程。

l 系统：Linux。

l 内存：8G DDR3。

l 硬盘：1TB SATA。

l 显卡：2G独立显卡。

l 声卡：集成Realtek ALC887 8声道音效芯片。

l 分辨率：1024*600。

l 亮度：250cd/m2。

l 屏幕比例：17：10。

2）无纸化终端主机

设备主要参数：

l CPU： Intel I5。

l 内存：4GB DDR3 RAM。

l 硬盘容量：128GB 固态硬盘。

l 网卡：千兆网络接口。

l 操作系统：Windows10。

3）无纸化升降触摸显示终端

触控无纸化智能升降器采用高清触摸宽屏设计，完全符合会议现场人体坐姿舒适可视效果，高度严格按不遮挡视线角度设计，采用无缝、无背板连接，彰显产品高端大气；无纸化会议终端，完美实现交互式无纸化强大的会议功能。

设备主要参数：

l 显示屏尺寸：15.6英寸

l 显示比例：16:9

l 物理分辨率：1920×1080

l 显示屏视角：IPS全视角

l 触摸屏类型：电容屏，10点触控

l 接口：1×HDMI、1×USB2.0

l 工作环境：环境温度：5℃～40℃；相对湿度：≧75%

l 工作功耗：AC～220V/50Hz/30W

l 颜色：银色或银色

五、系统安装调试与培训及售后

5.1系统安装调试

设备调试由本公司技术人员进行程序编写和调试。

1. 货物到达后，在本公司和买方人员监督下，由买方人员清点货物，并检查货物的外观。

2. 设备调试所需的工具、仪表由本公司提供。

3. 本公司工程师在现场安装其设备时，保证遵守甲方的规定以及有关的保密制度。线材及配件等均为预估，待工程结束后按实结算。

5.2系统培训与售后服务

我司一贯非常重视为客户提供优质的售后服务以支持我们客户的成功。本公司愿为整套系统提供高质量的维护服务，特作如下承诺：

1．系统设备的操作及日常维护工作，将由客户的技术人员负责，本公司技术部将提供相应的培训及指导。

2．公司有储存充足的零配件，能保证客户不会因为缺乏零件而耽误系统运行。特殊情况，可提供相近型号设备进行暂时替补使用。